Neben der Erstellung der Subsets mußte sich der Arbeitskreis mit der Erstellung eines geeigneten Kommunikationskonzeptes beschäftigen. Über eines war man sich einig: EDI muß scheller sein als die gängigen Verfahren mit Fax oder Telefon. Daher schied ein Datenträgerverfahren bei dem Disketten oder Bänder verschickt werden, sofort aus. Desweiteren schieden Kommunikationskonzepte mit bilateralen Absprachen ebenfalls aus. Aufgrund der beabsichtigten, hohen Anzahl von EDI-Partnern, es gibt ca. 2300 Sanitätshäuser in Deutschland, wäre der Kostenaufwand für Kommunikations- Hardware und der Verwaltungsaufwand für Kommunikationsprotokolle, Zugangsscripte, Passwörter etc. zu hoch:

Bei zwei Herstellern und zwei Sanitätshäusern existieren vier Kommunikationswege, bei drei Herstellern und drei Sanitätshäusern 9, bei vier Herstellern und vier Sanitätshäusern 16 usw.. Jede Verbindung benötigt eine genaue Absprache von Hardware (ISDN, Telefonwählleitung, Datex-P), verwendetes Protokoll, Passwörter, Verbindungszeiten usw.

Eine deutliche Vereinfachung bietet hier die Einschaltung einer Clearing-Stelle. Sie dient als Mailbox und bietet zusätzlich verschiedene Hardware- und Softwarezugänge. Jeder Partner muß nur einen einzigen Zugang zur Clearing-Stelle realisieren. Die Clearing-Stelle übernimmt die Konvertierung der unterschiedlichen Hard- und Software von Absender und Empfänger der EDI-Nachrichten. Zusätzlich wird die Verteilung der Daten vereinfacht. Es wird nur eine Datei an die Clearing-Stelle geschickt. Diese liest die Adressen der in der Datei enthaltenen EDI-Umschläge und verteilt sie in die entsprechenden Mailboxen der Empfänger. Dort werden die Nachrichten gesammelt und der Empfänger holt seine Dateien wiederum in einer Datei ab.

Wichtige Kriterien zur Auswahl geeigneter Clearing-Dienstleister sind zum Beispiel Leistungen, Sicherheit, Anzahl Zugangsknoten und Preis:

Nach Abwägen aller Angebote und Leistungen entschied sich der Arbeitskreis, die Daten über das IBM-Netz auszutauschen.

Technische Realisation

Im folgenden werden verschiedene Möglichkeiten einer Teilnahme am Datenaustausch exemplarisch dargestellt:

Teilnehmer mit bestehender Anwendungssoftware

Teilnehmer mit bestehender Anwendungssoftware müssen sich die Implementation-Guides der Nachrichten kaufen. Zudem benötigen sie eine Kommunikationssoftware für das IBM-Netz, die über den Arbeitskreis bezogen werden kann, und einen EDIFACT Konverter. Laufen die Anwendungen auf einem Host-Rechner, so sind generell mehrere Lösungsansätze möglich. Bei der Firma Bauerfeind läuft zum Beispiel auf einer AS/400 die Anwendungssoftware MAS 90 mit eigenen Programmen. Es wird ein eigener EDI-Server PC verwendet, auf dem die IBM Kommunikationssoftware IE-Base und der EDIFACT-Konverter Pluto der HERMES EDV-Beratung läuft. Mehrmals täglich wird über eine Timersoftware die Kommunikation mit dem IBM-Netz aufgerufen und Daten aus der Mailbox abgeholt. Die abgeholten EDIFACT Daten werden in ein Inhouse-Format konvertiert und per File-Transfer auf die AS400 übertragen. Anschließend werden die Daten mit einem Import-Programm in die Auftragsabwicklung übernommen. Das Importprogramm überprüft zum Beispiel, ob eine gültige Kundennummer vorliegt, ob die Lieferanschrift mit den gespeicherten Angaben übereinstimmt, ob die Artikelnummer existiert, und entscheidet, wann eine Bestellung manuell nachbearbeitet werden muß, zum Beispiel wenn eine Bestellmenge ungewöhnlich ist oder wenn freier Text verschickt wurde zum Beispiel bei ergänzenden Hinweisen zum Patienten, für die kein Code vorliegt.

Der Sendevorgang von Rechnungen und Preislisten erfolgt in umgekehrter Reihenfolge: Erstellen einer Inhouse-Datei durch ein Exportprogramm, Filetransfer zum PC, konvertieren ins EDIFACT-Format und verschicken an das IBM-Netz.

Diese oder eine ähnliche Lösung werden üblicherweise die meisten Hersteller, Großhändler oder Einkaufsgenossenschaften mit einer eigenen Softwareabteilung wählen. Dieses EDI-Projekt jedoch steht und fällt mit den vielen hundert Sänitätshäusern, die ans Netz sollen. Hier ist der Preis einer EDI-Lösung entscheidend. Kaum ein Sanitätshaus wird bereit sein, tausende von Mark zu investieren um eine zusätzliche Bestellmöglichkeit zu erhalten, auch wenn mit Rabatten der Hersteller für EDI-Bestellungen zu rechnen ist. Um das Projekt nicht in einer Sackgasse enden zu lassen, haben sich die führenden Hersteller von Branchensoftware, die alle im Arbeitskreis vertreten sind, andere Lösungswege ausgedacht.

Branchensoftware für Sanitätshäuser besteht unter anderem aus einer Artikeldatenbank mit Warenwirtschaft und einem Bestellerfassungsmodul, mit dem auch Maßbestellungen vorgenommen werden können, wobei diese direkt auf Vollständigkeit überprüft werden. Diese wird im Zuge eines Updates durch die Softwarehäuser um eine EDIFACT-Schnittstelle erweitert. Die EDIFACT-Schnittstelle wird kostenlos ausgeliefert. Um die Kosten des IBM-Netzes für die Sanitätshäuser zu minimieren, wurden unterschiedliche Lösungen realisiert.

Michael Martin GmbH:

Im Sanitätshaus werden alle Bestellungen an Lieferanten mit EDI gesammelt. Auf Knopfdruck wird eine Übertragungsdatei mit allen Bestellungen erstellt und an die Mailbox der Firma Michael Martin übertragen. Über die Mailbox erfolgten üblicherweise Softwareupdates. Das bedeutet, daß nach dem letzten Update etwa 370 Sanitätshäuser in der Lage sind, per EDI zu bestellen. Um dem EDI-Bedarf gerecht zu werden, wurde die Mailbox bereits um mehrere Modems und ISDN-Zugänge erweitert. Die eingetroffenen Daten werden alle 15 Minuten in das EDIFACT-Format konvertiert und an das IBM-Netz geschickt.

Sanisoft

Die Firma Sanisoft liefert ein zusätzliches EDI-Modul aus. Damit können Bestellungen an EDI-Lieferanten als EDIFACT-Datei abgelegt werden. Diese wird auf Knopfdruck über  Über das Internet per EMail an den EMpfänger geschickt.

SIC Software GmbH

Die Firma SIC liefert ebenfalls ein kostenloses EDI-Modul für ihre Software aus. Neben den üblichen Optionen “drucken” und “faxen” können mit diesem Modul nun EDI-Bestellung in ein Datenbankformat geschrieben werden. Diese Datei wird über das SaniNet an den SIC Server geschickt. Dort werden die Daten in das EDIFACT-Format konvertiert und anschließend an das IBM-Netz geschickt. Der Empfang der Rechnung geschieht in umgekehrter Richtung. Über das SaniNet haben zur Zeit ca. 600 Sanitätshäuser Zugriff auf einen Rehamittelserver, sind also technisch in der Lage EDI-Bestellungen auszuführen.

HERMES EDV-Beratung

Als kostengünstige Alternative zum IBM-Netz wird ein Datenaustausch via EMail innerhalb einer gemeinsamen Benutzergruppe angeboten. Für die Nutzung ist ein Internetzugang erforderlich, der jedoch auch Call by Call (z.B. Freenet) erfolgen kann.Eine kostenlose Zugangssoftware für den automatischen Abruf und Versand der EDIFACT-Nachrichten ist in Kürze verfügbar.